Cel formularza W-9

17 lutego 2021

Firmy wykorzystują formularz IRS W-9, Wniosek o numer identyfikacyjny podatnika i certyfikat, aby uzyskać informacje od dostawców, których zatrudniają jako niezależnych wykonawców (zwanych również freelancerami). Gdy firma płaci kontrahentowi 600 USD lub więcej w ciągu roku podatkowego, musi zgłosić te płatności do Internal Revenue Service (IRS), korzystając ze zwrotu informacyjnego o nazwie Form 1099-MISC. Firmy wykorzystują imię i nazwisko, adres i numer ubezpieczenia społecznego lub numer identyfikacji podatkowej, które kontrahenci podali w formularzu W-9, aby wypełnić ten zwrot informacji. Ani nadawca, ani odbiorca nie powinni przesyłać kopii do IRS. Wcześniejsze  

Firmy, które zatrudniają niezależnych wykonawców, nie pobierają podatku dochodowego ani nie płacą podatków na ubezpieczenie zdrowotne lub ubezpieczenia społeczne dla swoich niezależnych wykonawców, tak jak robią to w przypadku swoich pracowników. Zamiast tego za te zobowiązania odpowiadają wykonawcy. Jednak IRS nadal chce wiedzieć, ile otrzymali ci kontrahenci, aby upewnić się, że zapłacą należne im podatki, i korzysta z formularza 1099-MISC, aby zebrać te informacje. Firmy nie wysyłają formularza W-9 do IRS. Wcześniejsze  

Cel formularza W-9Informacje wymagane w formularzu W-9

Formularz W-9 wymaga podania nazwy niezależnego wykonawcy, nazwy firmy (jeśli jest inna), podmiotu gospodarczego (jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka osobowa, spółka C, spółka S, trust / majątek, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością lub „inne) oraz podatek od działalności gospodarczej numer identyfikacyjny (lub numer ubezpieczenia społecznego, w przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, którzy nie używają oddzielnego numeru identyfikacji podatkowej). Wcześniejsze  

Formularz W-9 prosi również osobę wypełniającą o zaświadczenie, że nie podlega ona potrąceniu zaliczki. Większość podatników tak nie jest, ale jeśli tak, to firma zatrudniająca niezależnego wykonawcę będzie musiała potrącać podatek dochodowy od wynagrodzenia tego kontrahenta w zryczałtowanej wysokości 24% (za lata podatkowe 2018–2025) i przesłać go do IRS. Wcześniejsze  

Ponieważ formularz W-9 wymaga podania numeru NIP lub numeru PESEL, zarówno osoba wypełniająca go, jak i firma otrzymująca wypełniony formularz muszą go uważnie strzec podczas przesyłania i po otrzymaniu, aby zabezpieczyć się przed kradzieżą tożsamości. Wcześniejsze  

Kiedy nie powinieneś wypełniać W-9

Niezależny wykonawca, który otrzyma nieoczekiwany formularz W-9, powinien wahać się przed jego wypełnieniem i sprawdzić, czy wnioskodawca ma uzasadniony powód, aby poprosić o ten formularz. Instytucje finansowe czasami używają formularza W-9, aby zażądać informacji od klienta, gdy muszą zgłosić dywidendy lub odsetki. Zachowaj ostrożność: instytucja finansowa prawdopodobnie powinna już mieć Twój numer identyfikacji podatkowej od momentu otwarcia konta.

Inną sytuacją, w której powinieneś się wahać przed wypełnieniem formularza W-9, jest sytuacja, gdy firma, która Cię o to poprosi, jest Twoim pracodawcą i masz zostać sklasyfikowany jako pracownik, a nie niezależny kontrahent. Różnica jest znaczna.

Pracownik czy niezależny wykonawca?

Jeśli jesteś pracownikiem, Twój pracodawca będzie pobierał podatek dochodowy, potrącał i opłacał podatki na ubezpieczenie społeczne i Medicare, a także płacił podatek od bezrobocia od twoich zarobków. Jeśli jesteś niezależnym wykonawcą, nie będzie. Oznacza to, że będziesz odpowiedzialny za część płaconą przez pracodawcę w zakresie podatków na ubezpieczenie społeczne i Medicare oraz że nie będziesz uprawniony do zasiłku dla bezrobotnych, jeśli zostaniesz zwolniony. Wcześniejsze  

Pracodawca pozbawiony skrupułów lub mający problemy finansowe może próbować zaklasyfikować pracownika jako niezależnego wykonawcę, aby zaoszczędzić pieniądze. Jeśli jesteś sklasyfikowany jako niezależny wykonawca, „oszczędności podatkowe pracodawcy wyjdą z twojej kieszeni jako podatek od samozatrudnienia. Będziesz także odpowiedzialny za obliczanie i płacenie szacunkowych podatków cztery razy w roku oraz wypełnianie Załącznika C podczas składania rocznego zeznania podatkowego. Wcześniejsze  

Nie zawsze jest jasne, czy pracownik jest pracownikiem, czy niezależnym wykonawcą, ale ogólnie rzecz biorąc, im większa jest kontrola firmy nad tym, co robią pracownicy i jak to robią, tym większe jest prawdopodobieństwo, że są pracownikami. Jeśli twój zmysł Spidey zaczyna świecić, gdy ktoś, kto cię zatrudnił, nazywa cię niezależnym wykonawcą, to dobry znak i powinieneś dokładniej zbadać sytuację. Zacznij od przejrzenia dyskusji IRS na temat różnicy między nimi. Jeśli jesteś pracownikiem, wypełnij formularz W-4, a nie formularz W-9. Wcześniejsze  

Oto przykład, kiedy pracodawca może zgodnie z prawem zmienić Twój status z pracownika na niezależnego wykonawcę. Jesteś programistą komputerowym i musisz przychodzić do biura w godzinach od 9:00 do 18:00 od poniedziałku do piątku. Firma zapewnia biurko i komputer.

Od przyszłego miesiąca będziesz musiał dostarczyć swój komputer. Będziesz mógł pracować z domu lub dowolnej lokalizacji zdalnej i możesz wykonywać pracę w dowolnych godzinach, o ile zadania są wykonywane zgodnie z harmonogramem i odpowiadasz na telefony i e-maile związane z pracą.

Często zadawane pytania dotyczące W-9

Skąd mam wiedzieć, czy podlegam potrąceniu zaliczki?

Czy IRS wysłał Ci list z informacją, że podlegasz obowiązkowemu potrąceniu zaliczki? Mogłoby się to zdarzyć, gdybyś nie zgłosił wszystkich swoich odsetek i dywidend w poprzednim zeznaniu podatkowym. Jeśli nie otrzymałeś tego listu i jeśli podasz swój numer identyfikacji podatkowej wnioskodawcy o formularz W-9, nie podlegasz obowiązkowi potrącenia u źródła. Jeśli podlegasz potrąceniu zaliczki na poczet podatku, skreślić drugą pozycję w drugiej części formularza W-9 przed jego przesłaniem. Wcześniejsze  

Jaki jest najbezpieczniejszy sposób przesłania formularza W-9?Jeśli możesz przekazać dokument osobiście, to jest idealne. W przeciwnym razie jedną z opcji jest skorzystanie z bezpłatnej usługi online w celu zaszyfrowania wypełnionego formularza W-9 i bezpiecznego przesłania go pocztą elektroniczną do osoby składającej wniosek. Możesz również skorzystać z zaszyfrowanej usługi udostępniania plików.

Inną opcją jest wysłanie go za pośrednictwem usługi, takiej jak FedEx, UPS lub poczta, chociaż nie ma gwarancji, że formularz nie zostanie zgubiony, skradziony ani zmodyfikowany podczas transportu.

Nie ma również gwarancji, że odbiorca bezpiecznie przechowa formularz, nawet jeśli wyślesz go w bezpieczny sposób, więc możesz zapytać o to z wyprzedzeniem.

Czy moja firma jest podmiotem zwolnionym?Jeśli jesteś jedynym właścicielem, prawdopodobnie tak nie jest. Może to być korporacja, jeśli kwalifikuje się do zwolnienia z podatku IRS. Wcześniejsze  

Mam zarówno numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN), jak i numer ubezpieczenia społecznego. Który numer powinienem wpisać w formularzu?Jeśli jesteś właścicielem jednoosobowym, możesz wpisać jeden z nich. Jeśli Twoja firma jest spółką LLC sklasyfikowaną jako korporacja lub spółka osobowa, użyj numeru EIN podmiotu. Jeśli Twoja firma jest jednoosobową spółką LLC, która jest podmiotem ignorowanym, wprowadź swój numer SSN lub EIN (nie numer EIN podmiotu). Wcześniejsze  

Czy mogę odmówić wypełnienia formularza W-9?Pewnie. Jeśli odmówisz w odpowiedzi na uzasadnioną prośbę, Twój klient potrąca podatek u źródła w wysokości 24%. Dział księgowości może również poczuć się uciążliwy i poprosić osobę kontaktową, aby odmówiła dalszej współpracy. Firmy mają duże zobowiązanie ze strony IRS do uzyskania wypełnionego formularza W-9 od każdego, komu zapłacą 600 USD lub więcej w ciągu roku. Nieprzestrzeganie może skutkować karami.

Jeśli jednak uważasz, że osoba prosząca o formularz nie ma powodu, aby o niego prosić, odmowa jest prawdopodobnie dobrym pomysłem. Jeśli jesteś zaniepokojony, zapytaj doradcę podatkowego, co powinieneś zrobić.

Oprócz klienta, kto może poprosić mnie o wypełnienie formularza W-9?Bank, firma maklerska, instytucja pożyczkowa, która anulowała Twój dług lub wystawca nagrody, którą wygrałeś, mogą zapytać. Jeśli jesteś gościem w Ellen podczas jej promocji 12 Days of Giveaways, a producenci talk show proszą cię o wypełnienie W-9 przed wyjazdem, możesz bezpiecznie założyć, że prośba jest uzasadniona. Jeśli otrzymasz wiadomość e-mail z informacją, że wygrałeś nagrodę w konkursie, w którym nie pamiętasz, w którym brałeś udział, możesz nie chcieć dać tej osobie W-9.

Uważaj na oszustwa phishingowe W-9. Jeśli otrzymasz e-mail z prośbą o formularz W-9 i nie masz pewności, czy jest on uzasadniony, skontaktuj się telefonicznie z rzekomym nadawcą (i nie używaj żadnego numeru telefonu w podejrzanym e-mailu), aby zapytać, czy żądanie jest prawidłowe. Atakujący są wyrafinowani i mogą sprawić, że wiadomość będzie wyglądać tak, jakby pochodziła z banku, a nawet klienta. A jeśli otrzymasz wiadomość e-mail z urzędu skarbowego, jest to z pewnością próba wyłudzenia informacji i powinieneś przesłać ją na adres [email protected] IRS nie inicjuje kontaktu z podatnikami za pośrednictwem poczty elektronicznej. Wcześniejsze  

Podsumowanie

Formularze W-9 są przeznaczone dla niezależnych wykonawców, zwanych również freelancerami. Ważne jest, aby poprawnie wypełnić formularz – ale tylko wtedy, gdy masz pewność, że jest to właściwy formularz do przesłania, a żądanie jest prawidłowe.

We use cookies to provide you with the best possible experience. By continuing, we will assume that you agree to our cookie policy